keskiviikko 16. marraskuuta 2016

Vanhojen arkistopapereiden digitointi – osa 1

Kirjoittaja: Miia Mustonen, Seri-Deco Oy

Teollisen valmistusyrityksen tuottamat mallinnusvedokset, insinööritoimiston rakennuspiirrokset tai julkisen tahon tuottamat infrastruktuuriset suunnitelmat ja kartat ovat organisaatiolle tärkeää omaisuutta. Näin ollen tietojen suunnitelmallinen arkistointi on välttämätön ja tärkeä toimi kiireisen arjen keskellä.

Vanhoista mappiarkistoista halutaan kuitenkin vähitellen eroon tilan puutteen vuoksi. Toisaalta osa tiedoista tarvitaan aktiiviseen ja monimuotoisempaan käyttöön.

Miten siis siirtää luotettavasti ja turvallisesti kallisarvoiset tiedot käytännölliseen ja kustannustehokkaaseen tallennusmuotoon tulevienkin sukupolvien käyttöön?

Aiheeseen osuva taulu Analogia Finlandin tiloissa.


Mikrokuvauksella edelleen paikkansa


Suurin osa julkisista ja kaupallisten toimijoiden arkistoista ovat edelleen analogisessa eli paperimuodossa. Se miten näistä mappiriveistä päästää eroon ja mihin muotoon vanha tieto kannattaa siirtää, riippuu täysin aineiston jatkokäyttötarpeesta. Ratkaiseva kysymys kuuluukin: onkin tieto passiivista vai aktiivista.

Passiivista tietoa ei tarvita aktiivisesti arkikäytössä. Silloin suuri määrä tietoa voidaan puristaa pitkäaikaiseen arkistointiin sopivalle mikrofilmille tai monikäyttöiseen digitaaliseen muotoon, jolloin tiedon löydettävyys ja jatkohyödyntäminen ovat helpompaa.

Analogia Finland: Mikrofilmin valmistus 

Julkisen sektorin organisaatiota ja kulttuuriperinnöllisten aineistojen mikrokuvausta ja digitointia velvoittaa Suomen Arkistolaitoksen laatimat laatukriteerit, jonka mukaan vielä toistaiseksi ainoat viralliset pitkäaikaisten ja pysyväistietojen tallennusmuodot ovat paperi ja mikrofilmi.

Mikrokuvaus on pitkäaikaiseen säilytykseen tarkoitettujen suurten tietomäärien tiivis ja kestävä tallennusmuoto. Tässä analogisessa tallennusmuodossa mustavalkoinen mikrokuva tuotetaan joko kuvaamalla analogisella mikrofilmikameralla tai suoraan tiedostosta. Rullana tai filmikorttina arkistoitavan mikrokuvan taataan säilyvän jopa satoja vuosia, jonka jälkeenkin kuvan luvataan vastaavan alkuperäisaineistoa terävyydeltään ilman vääristymiä ja oikeassa mittakaavasuhteessa.

Analogia Finland: Jokainen kuva tarkastetaan käsin
Tämä perinteinen tallennusmuoto on edelleenkin käytössä oleva tallennusmedia digitaalisuuden vallankumouksesta huolimatta.  ’Jotta varmistetaan kulttuuriperinnöllisistä kohteista CAD-ohjelmistolla tuotettujen piirrosten (ns. syntysähköisten aineistojen) säilyvyys tulevien sukupolvien käyttöön, mikrokuvaus on paperitulosteen lisäksi ainoa standardoitu tapa tallentaa tiiviisti ja mittasuhteiltaan oikeaa ja tarkkaa tietoa’, kertoo Analogia Finlandin kehitysjohtaja Markku Rajama. ’Yhdelle filmille voidaan tallentaa jopa 3500 pienoismikrokuvaa. Näin ollen filmikortit vievät huomattavasti vähemmän arkistointitilaa paperimappeihin verrattuna.

Kun mikrofilmin tietoa tarvitaan jälleen vektoroitavaksi tai CAD-ohjelmiin suunnittelukorjauksia varten, auttavat kopiolaitokset ja digitaaliset ammattilaiset muuttamaan filmin kuvat jälleen digitaaliseen, alkuperäistä vastaavaan muotoon mikrofilmiskannerin avulla’, Rajama havainnollistaa.


Aktiivisen tiedon digitointi vasta alkuvaiheissa


’Kun paperilla oleva tieto on aktiivisessa käytössä eli sen tietoja tarvitaan viikoittain tai jopa päivittäin, paperiarkiston digitointi on oikea vaihtoehto’, kertoo Markku Rajama Analogia Finlandista.

Paperiaineistoja muutetaankin jatkuvalla syötöllä digitaaliseen muotoon, jotta suuri määrä tietoa on helpommin löydettävissä ja yhdistettävissä sekä aktiivisesti käytettävissä erilaisia käyttötarpeita varten. Yhteiskunnallisten asiakirjojen, taulujen ja julkaisujen lisäksi digitaaliseen muotoon siirretään niin vanhaa kuin uutta tutkimustietoa, kirjoja, pöytäkirjoja, sopimuksia, vuosikertomuksia, käsikirjoituksia, teknisiä kuvia ja karttoja. Myös liikkuvaa kuvaa ja äänitteitä digitoidaan tiiviimpään, helpommin löydettävään arkistointimuotoon.

Grano Espoo: Kulttuuriperinnöllisten julkaisujen skannausta

Digitointiyritykset odottavat vuodenvaihteessa julkaistavaa lakimuutosta. Sen odotetaan sisältävän virallisen kannanoton sähköiseen aineistoon ja sen asemaan virallisena tallennusmuotona paperin ja mikrofilmin rinnalla. Mikäli digitaalinen aineisto hyväksytään viralliseksi tallennusmuodoksi, korkealaatuisen aineistodigitoinnin ja metatietojen keräämisen jälkeen myös julkisella sektorilla paperiarkistointi vähenee oleellisesti.


Digitointi käyttötarpeen mukaan


’Ennen digitointia on tärkeää hahmottaa, miten tätä työstettävää aineistoa käytetään jatkossa ja mikä on tarvittava hakutarkkuus’, korostaa Granon digitointi- ja arkistointipalvelujen projektipäällikkö Santtu Pelli.

Passiivisen tiedon kohdalla Pellin mukaan usein riittää, että skannattu tieto tallennetaan korkealaatuisena, skaalattavana tiedostona ns. mappien kylkitarrojen mukaisin aihepiirein löydettäväksi.

Julkisen sektorin organisaatiolle tuotetaan lähes poikkeuksetta arkistoitavaksi vektoroitava, pakkaamaton TIFF. Kaupalliset organisaatiot suosivat Granon mukaan enemmän monikäyttöistä PDF/A-muotoa sekä kevyempäänkin ympäristöön soveltuvia jpg-kuvia. ’Yleisesti käytetty PDF/A -tallennusmuotona ei ole kuitenkaan vielä saavuttanut standardointia vaativia kriteereitä, joten siinä on vielä kehitettävää, jotta tiedoston muuttumattomuus voidaan taata eri ympäristöissä’ Santtu Pelli kertoo.


Väripiirrokset ja sitä myötä väridigitoinnit lisääntyvät koko ajan. Voidaanhan väreillä parantaa silmäiltävyyttä erityisesti monimutkaisissa piirroksissa. Sekä skannereiden että värillisten tulostimien nopeuden ja tuotantolaadun kehittyminen ovat osaltaan myös vaikuttaneet värien hyödyntämiseen. Lisäksi suurikokoiset tiedostot hallitseminen on nykyisin helpompaa eikä tallennuskustannukset ole enää rajoite tiedostojen käytössä.

Värillinen kuva sisältää eniten dataa ja onkin siksi paras muoto muokattavuuden näkökulmasta. Suosituin formaatti on silti harmaasävykuva (8bit), joka sisältää riittävästi tietoa myös jatkojalostusta varten. Digitoijat eivät suosittele mustavalkokuvaa (1bit), sillä siinä kuvasta häviää usein liikaa kriittistä tietoa.

Mikäli vanhaa tietoa tarvitaan aktiivisesti ja siihen kohdistuu jatkossakin erilaisia hakuja, skannatuista tiedostoista voidaan etsiä OCR- tekstintunnistusohjelman  (Optical Character Regognition) avulla yksilöllisesti muuttuvia tietoja. OCR:n tunnistamaa dataa tallennetaan sitten aineiston metatietoihin, jonka avulla tiedon etsiminen ja linkittyminen toisiin tietoihin tehostuu oleellisesti. ’Tiedoston nimeäminen ja oikeanlaisen metatietojen rakentaminen ovatkin tiedonhaun kannalta ratkaisevin ja samalla työläin vaihe’, kertoo Santtu Pelli Granosta.


Miten valmistella aineistoa digitointia varten? Mitä asioita huomioida tuotannossa? Näistä teemoista lisää blogin toisessa osassa, joka julkaistaan 12.12.2016. Artikkeli ensijulkaisu Valokynä-lehdessä 04/2016.

Lähteet



 Grano / Digitointi- ja arkistointipalvelu: 
Grano on digi- ja printtipalvelujen markkinajohtaja Suomessa. Yritys toimii 25 paikkakunnalla. Suomessa ja Virossa toimiva Grano työllistää noin 850 ihmistä ja sen liikevaihto tulevalla tilikaudella on yrityksen tiedotteen mukaan lähes 100 miljoonaa euroa.

Analogia Finland: 
Digitointipalveluihin ja mikrokuvaukseen erikoistuneen yrityksen työntekijöillä on kokemusta sekä teknisten piirrosten että kulttuuriperinnöllisten asiakirjojen digitoinnista ja mikrokuvaamisesta yli 35 vuoden ajalta. Yritys työllistää noin 10 erikoisammattihenkilöä ja sen toimitilat sijaitsevat Espoossa.

Insinööritoimisto Granlund:
Granlund on talotekniikkasuunnittelun sekä kiinteistö-, energia- ja ympäristöasioiden konsultoinnin sekä ohjelmistojen asiantuntijakonserni. Vuonna 1960 perustetun suunnitteluyrityksen palveluksessa työskentelee yli 700 asiantuntijaa organisaation 19 eri toimipisteessä. Pääkonttori sijaitsee Helsingissä.

Haluatko lisätietoa?


Tutustu skannereihin ja teknisiin tulostimiin Sd-verkkokaupassa tai soita Seri-Decon asiakaspalveluun puh. 010 841 8080.



Miia Mustonen
Markkinointi- ja viestintäpäällikkö
Seri-Deco Oy




Seri-Deco on vuonna 1977 perustettu kuvallisen viestinnän laitteiden, materiaalien ja tarvikkeiden maahantuoja. Tarjoamme ratkaisuja digitointiin, kuvan tai merkkauksen tuotantoon erilaisille pinnoille sekä tuotteiden viimeistelyyn ja esillepanoon Suomen ja Viron markkinoille. Palveluksessamme työskentelevät 42 ammattilaista varmistavat sujuvan logistiikan lisäksi ammattitaitoisen asiakaspalvelun sekä toimivat tuki‐ ja huoltopalvelut. Seri-Decon pääkonttori ja varastot sijaitsevat Tuusulassa. Tytäryhtiö toimii Vilnassa, Liettuassa.
www.seri-deco.fi  /   www.seri-deco.ee  /   www.seri-deco.lt